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控制论是一门研究生命体、机器和组织内部或彼此之间的控制和通信的科学。它涉及管理国家的科学,由法国物理学家和数学家A.-M.安培在1834年提出。后来,美国数学家维纳将这个名词应用到他的理论中,以纪念
英国物理学家诺
伯特·维纳。控制论研究如何通过反馈机制实现自我调节,达到稳定状态,并利用信息进行预测和规划
未来。
控制论
研究生命体、机器和组织的内部或彼此之间的控制和通信的科学。英文cybernetics一词源于希腊文κυβερνητηζ,原意为“掌舵人”,转意为“管理人的艺术”。法国物理学家和数学家A.-M.安培1834年曾用这个名词称呼管理国家的科学。美国数学家维纳创立控制论时采用这个名词,一方面借此纪念英国物理学家J.C.麦克斯韦1868年发表的论述反馈的论文《论调速器》(On governors),governor一词就是从希腊文“掌舵人”讹传而来的;另一方面船舶的操舵机曾是早期的一种通用反馈机构。 先驱人物
丹尼尔·丹尼尔波鲁(Daniel Danielopolu)和保罗·波斯特尔尼库(Paul Postelnicu)等都是控制论思想的先驱人物,但斯特凡·奥多布莱扎无疑是更重要的一位先驱。
跨学科性质
控制论通过信息和反馈建立了工程技术与生命科学和社会科学之间的联系。这种跨学科性质,不仅可使一个科学领域中已经发展得比较成熟的概念和方法直接用于另一个科学领域,避免不必要的重复研究,而且提供了采用类比的方法特别是功能类比的方法产生新设计思想和新控制方法的可能性。生物控制论与工程控制论、经济控制论和社会控制论之间就存在着类比的关系。自适应、自学习、自组织等系统通过与生物系统的类比研究可提供解决某些实际问题的途径。 基本方法
控制论是从信息和控制两个方面研究系统。控制论的方法涉及4个方面:
①确定输入输出变量。控制系统为达到一定的目的,需要以某种方式从外界提取必要的信息(称为输入),再按一定法则进行处理,产生新的信息(称为输出)反作用于外界。输入输出变量不仅可以表示行为,也可以表示信息。 ②黑箱方法。根据系统的输入输出变量找出它们之间存在的函数关系(即输入输出模型)的方法。黑箱方法可用来研究复杂的大系统和巨系统。
③模型化方法。通过引入仅与系统有关的状态变量而用两组方程来描述系统即建立系统模型。一组称为转移方程又称状态方程,用以描述系统的演变规律;一组称为作用方程又称输出方程,用以描述系统与外界的作用。抽象后的系统模型可用于一般性研究并确定系统的类别和特性。控制系统数学模型的形式不是唯一的,自动机理论中还常采用状态转移表或状态转移图的方式。系统的特性是通过系统的结构产生的,同类系统通常具有同类结构。控制论的模型化方法和推理式属性,使控制论适用于一切领域的控制系统,有助于对控制系统一般特性的研究。在研究大系统和巨系统时还需要使用同态和同构以及分解和协调等概念。 ④统计方法。控制论方法属于统计方法的范畴,需要引入无偏性、最小方差、输入输出函数的自相关函数和相关分析等概念。采用广义调和分析和遍历定理,可从每个个别样本函数来获取所需的信息。维纳采用这种方法建立了时间序列的预测和滤波理论称为维纳滤波。非线性随机理论不但是控制论的数学基础,而且是处理一切大规模复杂系统的重要工具。 核心问题
控制论的核心问题是从一般意义上研究信息提取、信息传播、信息处理、信息存储和信息利用等问题。控制论与随后形成的信息论有着基本区别。控制论用抽象的方式揭示包括生命系统、工程系统、经济系统和社会系统等在内的一切控制系统的信息传输和信息处理的特性和规律,研究用不同的控制方式达到不同控制目的可能性和途径,而不涉及具体信号的传输和处理。信息论则偏于研究信息的测度理论和方法,并在此基础上研究与实际系统中信息的有效传输和有效处理的相关方法和技术问题,如编码、译码、滤波、信道容量和传输速率等。 控制论的核心问题涉及5个基本方面:①通信与控制之间的关系。一切系统为了达到预定的目的必须经过有效的控制。有效的控制一定要有信息反馈,人控制机器或计算机控制机器都是一种双向信息流的过程,包括信息提取、信息传输和信息处理。②适应性与信息和反馈的关系。适应性是系统得以在环境变化下能保持原有性能或功能的一个特性,人的适应性就是通过获取信息和利用信息并对外界环境中的偶然性进行调节而有效地生活的过程。③学习与信息和反馈的关系。反馈具有用过去行为来调节未来行为的功能。反馈可以是简单反馈或复杂反馈。在复杂反馈中,过去的经验不仅用来调节特定的动作,而且用来对系统行为进行全盘策略使之具有学习功能。④进化与信息和反馈的关系。生命体在进化过程中一方面表现有多向发展的自发趋势,另一方面又有保持祖先模式的趋势。这两种效应基于信息和反馈相结合,通过自然选择会淘汰掉那些不适应周围环境的有机体,留下能适应周围环境的生命形式的剩余模式。⑤自组织与信息和反馈的关系。人根据神经细胞的新陈代谢现象和神经细胞之间形成突触的随机性质来认识信息与系统结构的关系。可以认为,记忆的生理条件以至于学习的生理条件就是组织性的某种连续,即通过控制可把来自外界的信息变成结构或机能方面比较经久的变化。 建立和发展
20世纪30~40年代,科学家开始对研究信息度量和反馈机理给予很大关注,并有了比较深刻的认识。英国统计学家R.A.费希尔基于古典统计理论提出信息量问题;美国电信工程师香农从通信工程研究信息量并提出信息熵公式;维纳从控制观点研究有噪声信号的处理,建立了维纳滤波理论,并给出信息概念实质和提出信息量测定公式。美国通信工程师H.奈奎斯特在1932年给出负反馈放大器的稳定条件即奈奎斯特稳定判据;维纳在1945年将反馈概念推广到一切控制系统,把反馈抽象为从受控对象输出中提取一部分信息作为下一步输入而对再输出发生影响的过程。苏联生理学家I.P.巴甫洛夫提出的反射学说证实生命体中同样存在着信息和反馈问题。维纳基于在自动防空火炮中的研究,发现动物和机器中控制和通信的核心问题都是信息、信息传输和信息处理。 1934~1947年,维纳与墨西哥神经生理学家A.罗森布卢埃特进行了长达10多年的合作研究。研究团队包括数学家、逻辑学家、物理学家、电信工程师、控制工程师、计算机设计师、神经解剖学家、神经生理学家、心理学家、医学家、人类学家、社会学家等。他们通过生理学、病理学和心理学方面的多项实验,并吸纳来自火力控制系统、远程通信网络和电子数字计算机的设计经验,以及在预测和滤波理论等方面的结果,开始触及控制论的核心问题。1942年5月,梅西基金会召开的大脑抑制问题科学讨论会提出,通信工程和控制工程中已经研究成熟的信息和反馈的概念与方法可能有助于神经生理学的研究。1943年末到1944年初,在普林斯顿召开的一次控制论思想科学讨论会进一步认为,不同领域的研究工作者之间存在共同的思想基础,一个科学领域可以运用另一个科学领域中已经发展成熟的概念和方法。1946年后梅西基金会又对反馈问题发起一系列科学讨论会。控制论的思想和属性开始形成。 1948年维纳的奠基性著作《控制论》出版,成为控制论诞生的一个标志。维纳把这本书的副标题取为“关于在动物和机器中控制与通信的科学”,为控制论在当时研究现状下提供了一个科学的定义。在这本著作中,维纳抓住了一切通信和控制系统都包含有信息传输和信息处理的过程的共同特点;确认了信息和反馈在控制论中的基础性,指出一个通信系统总能根据人们的需要传输各种不同的思想内容的信息,一个自动控制系统必须根据周围环境的变化自行调整自己的运动;指明了控制论研究上的统计属性,指出通信和控制系统接收的信息带有某种随机性质并满足一定统计分布,通信和控制系统本身的结构也必须适应这种统计性质,能对一类统计上预期的输入产生出统计上令人满意的动作。
《控制论》出版后10多年中,科学家们沿着两个方向对控制论做了发展。心理学家、神经生理学家和医学家用控制论方法研究生命系统的调节和控制,建立神经控制论、生物控制论和医学控制论,维纳于1946年与罗森布卢埃特合作进行的一系列直接涉及反馈主题的神经生理学实验为生物控制论奠定基础。控制理论家则用控制论方法研究工程系统的调节和控制,中国科学家钱学森创立工程控制论,1954年在美国出版《工程控制论》专著,提出工程控制论的对象是控制论中能够直接应用于工程设计的部分。20世纪60年代,苏联和东欧各国把控制论的思想和方法应用于军事指挥中,建立军事控制论。70年代前后,面对科学技术发展而形成的复杂社会经济问题,借助微电子技术的快速发展和计算机的广泛应用而逐渐形成的全球信息系统,为控制论进一步发展提供了动力和条件。1975年在罗马尼亚布加勒斯特召开的第三届国际控制论与系统大会确认经济控制论这一新兴学科。同时,西欧、日本和美国出现管理控制论。1978年荷兰阿姆斯特丹召开的第四届国际控制论与系统大会确认社会控制论这一独立分支学科。1979年中国控制论科学家宋健等创立人口控制论,用控制论的思想和方法解决人口发展趋势的中长期预报和最优控制,并在中国人口控制的社会实践中取得成功。 信息
控制论
[英文]Cybernetics
[拼音] kòng zhì lùn
是研究动物(包括人类)和机器内部的控制与通信的一般规律的学科,着重于研究过程中的数学关系。综合研究各类系统的控制、信息交换、反馈调节的科学,是跨及人类工程学、控制工程学、通讯工程学、计算机工程学、一般生理学、神经生理学、心理学、数学、逻辑学、社会学等众多学科的交叉学科。 介绍
1834 年,著名的法国物理学家安培写了一篇论述科学哲理的文章,他进行科学分类时,把管理国家的科学称为“控制论”,他把希腊文译成法“Cybernetigue”。在这个意义下,“控制论”一词被编入19 世纪许多著名词典中。维纳发明“控制论”这个词正是受了安培等人的启发。
在控制论中,“控制”的定义是:为了“改善”某个或某些受控对象的功能或发展,需要获得并使用信息,以这种信息为基础而选出的、于该对象上的作用,就叫作控制。由此可见,控制的基础是信息,一切信息传递都是为了控制,进而任何控制又都有赖于信息反馈来实现。信息反馈是控制论的一个极其重要的概念。通俗地说,信息反馈就是指由控制系统把信息输送出去,又把其作用结果返送回来,并对信息的再输出发生影响,起到制约的作用,以达到预定的目的。
基本部分
信息论
主要是关于各种通路(包括机器、生物机体)中信息的加工传递和贮存的统计理论。
自动控制系统的理论
主要是反馈论,包括从功能的观点对机器和物体中(神经系统、内分泌及其他系统)的调节和控制的一般规律的研究。
自动快速计算机理论
即与人类思维过程相似的自动组织逻辑过程的理论。
主要特征
第一个特征
要有一个预定的稳定状态或平衡状态。例如在上述的速度控制系统中,速度的给定值就是预定的稳定状态。
第二个特征
从外部环境到系统内部有一种信息的传递。例如,在速度控制系统中,转速的变化引起的离心力的变化,就是一种从外部传递到系统内部的信息。
第三个特征
第四个特征
这种系统为了在不断变化的环境中维持自身的稳定,内部都具有自动调节的机制,换言之,控制系统都是一种动态系统。
管理应用
从控制系统的主要特征出发来考察管理系统,可以得出这样的论:管理系统是一种典型的控制系统。管理系统中的控制过程在本质上与工程的、生物的系统是一样的,都是通过信息反馈来揭示成效与标准之间的差,并采取纠正措施,使系统稳定在预定的目标状态上的。因此,从理论说:适合于工程的、生物的控制论的理论与方法,也适合于分析和说明管理控制问题。
维纳在阐述他创立控制论的目的时说:“控制论的目的在于创造一种言和技术,使我们有效地研究一般的控制和通讯问题,同时也寻找一套恰当的思想和技术,以便通讯和控制问题的各种特殊表现都能借助一定的概念以分类”。的确,控制论为其他领域的科学研究提供了一套思想和技术,以致在维纳的《控制论》一书发表后的几十年中,各种冠以控制论名称的边学科如雨后春笋般生长出来。例如工程控制论、生物控制论、神经控制论、经济控制论以及社会控制论等。而管理更是控制论应用的一个重要领域。甚至可以这样认为,人们对控制论原理最早的认识和最初的运用是在管理面。从这个意义上说,控制论之于管理恰似青出于蓝。用控制论的概念和方法分析管理控制过程,更便于揭示和描述其内在机理。 科学地位
与研究物质结构和能量转换的传统科学不同,控制论研究系统的信息变换和控制过程。尽管一般系统具有质料、能量和信息三个要素,但控制论只把质料和能量看作系统工作的必要前提,并不追究系统是用什么质料构造的,能量是如何转换的,而是着眼于信息方面,研究系统的行为方式。控制论的另一位创始人、英国生理医学家W.R.阿什贝认为,控制论也是一种“机器理论”,但它所关注的不是物件而是动作方式。可以进一步说,控制论是以现实的(电子的、机械的、神经的或经济的)机器为原型,研究“一切可能的机器”──一切物质动态系统的功能,揭示它们在行为方式方面的一般规律。因此,与那些只研究特定的物态系统,揭示某一领域具体规律的专门科学相比较,控制论是一门带有普遍性的横断科学。 比较
管理控制的概念
在管理工作中,作为管理职能之一的控制是指:为了确保组织的目标以及为此而拟定的计划能够得以实现,各级主人员根据事先确定的标准或因发展的需要而重新拟定的标准,对下级的工作进行衡量、测量和评价,并在出现偏差时进行纠正,以防止偏差继续发展,今后再度发生;或者,根据组织内外环境的变化和组织的发展需要,在计划的执行过程中,对原计划进行修订或制订新的计划,并调整整个管理工作程序。因此,控制工作是每个主管人员的职能。主管人员常常忽视了这一点,似乎控制工作是上层主管部门和中层主管部门的事。实际上,无论哪一层的主管人员,不仅要对自己的工作负责,而且都还必须对整个计划的实施目标的实现负责,因为他们本人的工作是计划的一部分,他们下级的工作是计划的一部分。因此各级的主管人员,包括基层主管人员都必须承担实控制上作这一重要职能的责任。
管理控制与控制相似处
管理活动中的控制工作,是一完整的复杂过程,也可以说是管理活动这一大系统中的子系统,其实质和控制论中的“控制”一样,也是信息反馈。从管理控制工作的反馈过程可见,管理活动中的控制工作与控制论中的“控制”在概念上相似之处:
(1)二者的基本活动过程是相同的。无论是控制工作还是“控制”都包括三个基本步骤:1)确立标准;2)衡量成效;3)纠正偏差。为了实施控制,均需在事先确立控制标准,然后将输出的结果与标准进行比较;若现有偏差,则采取必要的纠正措施,使偏差保持在容许的范围内。
(2)管理控制系统实质上也是一个信息反馈系统,通过信息反馈,揭示管理活动中不足之处,促进系统进行不断的调节和改革,以逐渐趋于稳定、完善,直达到优化的状态。同其他系统中的控制一样,在现代化管理中有许多情况要正反馈。两个组织之间的竞赛或竞争就是一例,你追我赶,相互促进。是大量的还是为了缩小和消灭与既定目标的差距的负反馈,
(3)管理控制统和控制论中的控制系统一样,也是一个有组织的系统。它根据系统内、的变化而进行相应的调整,不断克服系统的不肯定性,而使系统保持在某稳定状态。
管理控制与控制的区别
因此,我们就要求它具有如下功能:
(1)处理信息及时、准确;
(2)控制计划和经营管理,使之处于最佳状态;
(3)便于进行方案比较和择优;
(4)有助于进行预测工作。
管理是否有效,其关键在于管理信息系统是否完善,信息反馈是否灵敏正确、有力。灵敏、正确和有力的程度是一个管理制度或一个管理职能部是否有充沛生命力的标志,这就是现代管理理论中的反馈原理。要“灵敏”就必须有敏锐的“感受器”,以便能及时发现变化着的客观实际与计划目之间的矛盾。要“正确”,就必须有高效能的分析系统,以过滤和加工感来的各种消息、情报、数据和信息等,“去粗取精、去伪存真、由此及彼由表及里”。“有力”就是把分析整理后得到的信息化为主管人员强有力行动,以修正原来的管理动作,使之更符合实际情况,以期达到管理和控的目的。
进行这种控制活动的目的是设法使系统运行中所产生的偏差不致超出允许范围而维持在某一平衡点上。
对管理来说,控制工作的目的不仅是要使一个组织按照原定计划,维其正常活动,以实现既定目标;而且还要力求使组织的活动有所前进,有创新,以达到新的高度,提出和实现新的目标。也就是说,管理的五个职活动,通过信息反馈,形成了一个闭合回路系统。管理活动无始无终,一面要像控制论中的“控制”一样,使系统的活动维持在一平衡点上;另一面还要使系统的活动在原平衡点的基础上。求得螺旋形上升。全面质量管理中推行的PDCA 工作法,实际上就是体现了这个特点。 控制工作的存在意义
在现代管理系统中,人、财、物等要素的组合关系是多种多样的,时变化和环境影响很大,内部运行和结构有时变化也很大,加上组织关系错复杂,随机因素很多,处在这样一个十分复杂的系统中,要想实现既定的标,执行为此而拟定的计划,求得组织在竞争中的生存和发展,不进行控工作是不可想象的。
控制工作的目的和作用
在早期的管理活动中,往往是通过财务审计来进行控制工作的。那时组织规模不大,涉及到的范围较小,业务活动种类也比较简单,所以进行务审计的目的是防止有限的资金在使用过程中出现浪费或流失,并保障能得到最大的收益。随着社会和科学技术的进步,组织的活动规模越来越大,活动内容也增加广日益复杂,因而控制工作的内容也越来越多,已不仅仅是务审计所能概括得了的。但尽管如此,财务审计仍不失为一种重要的控制法。
在现代的管理活动中,无论采用哪种方法来进行控制工作,要达到的一个目的(也就是控制工作的基本目的是要“维持现状”,即在变化着的外环境中,通过控制工作,随时将计划的执行结果与标准进行比较,若发有超过计划容许范围的偏差时,则及时采取必要的纠正措施,以使系统的动趋于相对稳定,实现组织的既定目标。
控制工作要达到的第二个目的是要“打破现状”。在某些情况下,变的内,外部环境会对组织提出新的要求。主管人员对现状不满,要改革,创新。要开拓新局面。这时,就势必要打破现状,即修改已定的计划,确定新的现实目标和管理控制标准,使之更先进、更合理。
在一个组织中,往往存在两类问题:
(1)经常产生的可迅速地、直接地影响组织日常经营活动的“急性问题( Acuteproblem);
(2)长期存在会影响组织素质的“慢性问题”(Chronicproblem)。
解决急性问题,多是为了维持现状。而打破现状,须解决慢性问题。在各级组织中,大量存在的是慢性问题,但人们往往只在意解决急性问题而忽视解决慢性问题。这是因为慢性问题是在长期的活动逐渐形成的,产生的原因复杂多样。人们对于其存在已经“习以为常”,以至适应了它的存在,不可能发现或者即使是已经发现了也不愿意承认和解决。慢性问题所带来的对组织素质的影响,而急性问题是经常产生的,对人的工作和利益会产生显而易见的影响,故容易被人们发现、承认和解决。因此,要使控制工作真正起作用,就要像医生诊治疾病那样,重点解决慢问题,打破现状,求得螺旋形上升。
要打破现状,解决慢性问题,是需要一定时间的。这段时间就叫做“理突破过程”。例如,在企业管理中,要分析企业的产品质量,可以将产的优等品率作为考核评价指标之一。若一个企业要把产品的优等品率从原的80%提高到95%,就需要有一个过程。
尽管在日常活动中,控制工作的目的主要是前述两个,但进行控制工的最佳目的是防止问题的发生。这就要求管理人员的思想应当向前看,把系统建立在前馈而不是简单的信息反馈的基础上,在应发生偏离的情况出现以前,就能预测到并能及时采取措施来加以防止。
控制工作的重要性
为了实现上述的目的,控制工作在管理活动中的重要性是显而易见的,可以从以下两方面来理解:
(一)控制工作的重要性体现在:任何组织、任何活动都需要进行控制。
这是因为即便是在制定计划时进行了全面的、细致的预测,考虑到了各种现目标的有利条件和影响实现的因素,但由于环境条件是变化的,主管人受到其本身的素质、知识、经验、技巧的限制,预测不可能完全准确,制出的计划在执行过程中可能会出现偏差,还会发生未曾预料到的情况。这时控制工作就起了执行和完成计划的保障作用,以及在管理控制中产生新的计划、新的目标和新的控制标准的作用。通过控制工作,能够为主管人员提有用的信息,使之了解计划的执行进度和执行中出现的偏差,及偏差的大小并据此分析偏差产生的原因;对于那些可以控制的偏差,通过组织机构,追究责任,予以纠正;而对于那些不可控制的偏差,则应立即修正计划,使符合实际。
(二)控制工作的重要性还表现在它在管理的五个职能中所处的地位其相互关系上。
控制工作通过纠正偏差的行动与其他四个职能(计划、组织、激励、领导)紧密地结合一起,使管理过程形成了一个相对封闭的系统。在这个系统中,计划职能选择和确定了组织的目标、战略、政策和方案以及实现它们的程序。然后,过组织工作、人员配备、指导与领导工作等职能去实现这些计划。为了确保计划的目标能够实现,就必须在计划实施的不同阶段。根据计划制定的标准,检查计划的执行情况。这就是说,虽然计划工作必须先于控制活动,但其目标是不会自动实现的。一旦计划付诸实施,控制工作就必须穿插其进行。它对于衡量计划的执行进度,揭示计划执行中的偏差以及指明纠正措施等都是非常必要的。同时,要进行有效的控制,还必须制订计划,必须有组织保证,必须要配备合适的人员,必须给予正确的指导、激励和领导。所以说控制工作存在于管理活动的全过程中,它不仅可以维持其他职能的正常运动,而且在必要时,还可以通过采取纠正偏差的行动来改变其他管理职能活动。虽然有时这种改变可能是很简单的,例如在指导中稍作些变动即可;但在许多情况下,正确的控制工作可能导致确立新的目标,提出新的计划,改变组织机构,改变人员配备以及在指导和领导方法上作出重大的改革。
案例分析
控制论在工程项目管理中的应用
工程项目规划确定之后,项目管理的首要任务就是在实施过程中跟踪和控制项目规划的实现。项目目标——经确定,项目规划必须随之具体化为各项计划以及任务、职责的分工和详细的工作流程,项目管理也就进入了控制周期。在这一期间,必须随时能回答下列问题:
(1)工程项目的进展情况如何。
(2)实际状况是否与计划有偏差。
(3)如有偏差存在,如何采取必要的纠偏措施,使工程项目运行重新纳入预定的轨道,或使项目保持在正常的轨道上进行。
(4)工程项目目标实现的可能性如何,即对工程项目的进一步发展进行预测。随着项目的不断进展,项目的目标值应得以不断细化和精确化。必要的时候,应对项目规划中原定目标进行重新论证。
项目控制是保证组织的产出和规划一致的一种管理职能。如果工程项目无目标,项目规划就无从谈起,更谈不上项目控制。同时,计划是相对的、变化是绝对的,静止是相对的、变化是绝对的,永远是工程项目管理理论的至理名言。这句话并非否定计划的必要性,而是强调了变化的绝对性和目标控制的重要性。工程项目管理成败如何,很大程度上取决于项目规划的科学性和项目控制的有效性。
在工程项目管理中,项目控制紧紧围绕着投资控制、质量控制和进度控制三大目标进行。这种目标控制是动态的,并且贯穿于工程项:B实施的始终。工程项目控制流程图结合上述管理控制的三个步骤,上图的具体含义为:
(1)为了实现一定目标对工程项目进行人、财、物的投入。
(2)在工程项目建设过程中,即在设计、施工、安装、采购及销售等行为发生的过程中,必定存在各种各样的干扰,如恶劣气候、设计出图不及时、材料设备不到位以及市场需求发生变化等。
(3)收集实际数据,对工程项目进展情况进行评估。数据的收集可以通过检查,即交谈、报告和会议的形式对项目进行跟踪和监控。在对项目进展情况、已完工程的开支和质量进行检查的同时,也要检查组织的运转情况,包括各项工作流程是否正常、职责分工是否明确并妥当,等等。另外,还应注意分析工程项目环境的变化情况。
(4)把投资目标、进度日标和质量目标等方面的计划值与实际投资发生值、实际进度和质量检查数据进行比较。其中,必须注意对计划目标值进行论证和分析。因为鉴于各种主客观因素的制约,项目规划中的计划目标值有可能是难以实现或不尽合理的,这就需要在项目实施过程中或合理调整、或细化和精确化。因为只有项目目标是正确合理的,项目控制才能有效。
(5)检查实际值和计划值有无偏差。如果没有偏差,则项目继续进展。在从进度、费用和质量三方面分析偏差外,还必须注意组织运转中是否存在矛盾、市场或消费者的要求是否发生了变化等。从一定意义上说,后者对项目目标的实现更具有决定性。
(6)如果有偏差,则分析原因并采取控制措施,以确保项目目标的实现。这相当于电工学的调节器。产生偏差的原因,有原定目标不合理、项目规划不周全或效果差、发生不可预见事件、组织内部缺乏沟通、人员素质存在不足以及责任和权利不明确等。在分析原因的基础上,预测这些偏差的发展趋势,并分析偏差对实现项目目标的影响,从而采取相应的控制措施。控制措施包括组织措施、经济措施、合同措施和技术措施等。组织措施是通过进一步明确责任和分工,落实控制人员或撤换不称职人员,并在制度上保证控制的效果,优化工作流程和信息流程;经济措施是通过经济手段来实行控制;合同措施是通过合同条款落实目标控制的责任,在合同执行期间,加强索赔的控制与管理等;技术措施则通过多个技术方案的论证和比较,利用价值工程原理,对目标进行控制。但究竟选用何种控制措施,要立足于偏差发生的具体情况,同时必须注意这种纠偏措施的选用可能会给项目的目标控制带来新的影响。因此,选择纠偏措施时,不仅要考虑纠偏措施的有效性,还要分析纠偏措施自身的成本和代价以及可能造成的对工程项目目标的新的影响。